جلیل پورسلیم بناب
تاریخ دقیق تنظیم سند رسمی با قید شماره دفترخانه و آدرس آن جهت تعیین دقیق موعد ایفای تعهدات و عنداللزوم مطالبه خسارات ضروری بوده، دقت شود روز تعیین شده مصادف با تعطیلی نباشد، از تعیین زمان بین دو تعطیلی و ایامی که احتمال تعطیلی آنها بیشتر است خودداری شود.
قانون- بى شک امروزه یکى از دلمشغولى هاى افرادى که در موقعیت تنظیم قرار داد قرار میگیرند حصول اطمینان از نگارش صحیح قرارداداست .
قطعا اگر بدنبال تنظیم قرارداد بیع ، اجاره ، مشارکت مدنى و هر نوشته اى که تعهدات و اثار مالى را بهمراه دارد بهتر است تنظیم ان را به یک فردمتخصص و حقوقدان واگذار کنیم تا حدالمقدور از تهدیدات و خطرات در امان باشد ولى از انجا که بیشتر افراد بدون توجه به آثار قانونى نوشته ها وقراردادها اقدام به نگارش انها می‌نمایند لذا ضرورت دارد با بخشى از نکات مهم اشنا شده تا ریسک أن را کاهش دهیم.
در نوشتار حاضر به شصت نکته نسبتاً مهم و کاربردى اشاره شده که مطالعه و توجه به انها قطعاً خالقى از لطف نخو اهد بود:
1- رعایت خط خوش ضروری است و حداقل آنکه قرارداد تنظیمی خوانا باشد.
2- سعی شود که قلم خوردگی پیش نیاید و در این صورت حتماً توضیح آن قید شود.
3- از کاربن سالم و نو استفاده شود به کیفیتی که هر سه نسخه خوانا و قابل استناد باشد.
4- اگر نمی‌توانید در یک مرحله و بدون غلط بنویسید ضروری است ابتدا پیش نویس آن را تهیه و سپس رونویسی نمائید.
5- قبل از نوشتن هر متنی تصمیم بگیرید که چه مطلبی را می‌خواهید بنویسید، دقت شود مطالبی نوشته شود که مورد قبول طرفین باشد و در نتیجه متن نوشته شده دستخوش تغییرات نگردد.
6- مطالب به نحوی صریح و شفاف تحریر گردد که هم مقصود طرفین را بطور کامل بیان نماید و هم آنکه امکان تفسیر‌های مختلف را نداشته باشد.
7- در هنگام امضاء قرارداد کاربن‌ها را حتماً خارج نموده و علاوه بر امضاء حتماً اثر انگشت متعاملین با استامپ سالم اخذ گردد و اگر طرفین معامله باسواد هستند نام و نام خانوادگی و تاریخ را شخصاً نوشته و سپس امضاء نمایند.
8- شهود می‌بایست حداقل دو نفر مرد باشند، وجود شهود معتمد بیشتر موجب استحکام قرارداد خواهد بود. قید نام و نام خانوادگی شاهد ضروری است، در خصوص متعاملین پیر و بیمار یا خیلی جوان و همچنین متعاملین بیسواد و کمسواد توصیه می‌شود تعداد شهود از بین بستگان معتمد و باسواد ایشان باشند.
9- آن قسمتهایی از قرارداد که می‌بایست قلم زده شود، با آرامش و دقت روی آنها خط بکشید. مثلاً زمانی که فروشنده یک نفر است روی قسمت «فروشندگان» را خط بکشید.
10- در صورتیکه قراردادها برای تعیین مزایا و امکانات مورد معامله، دارای محل‌های خاصی برای علامت زدن باشد با دقت این کار را انجام دهید.
11- آن قسمتهایی از قرارداد که ضمانت اجرای تخلیه یا تحویل مورد معامله و غیره بصورت نقطه چین (......) درج شده است را با توافق طرفین تکمیل و یا در صورت توافق ایشان بر روی آنها خط بکشید تا مورد سوء استفاده بعدی قرار نگیرند.
12- در معاملاتی که دارای سند رسمی هستند در جلوی نام فروشنده نام مالک رسمی قید شود و بطور مثال اگر (علی) مالک رسمی است و (حسن) با وکالتی که از وی دارد قصد انجام معامله رادارد قید نمائید: «فروشنده: علی با وکالت حسن بموجب وکالت نامه رسمی شماره ... تنظیمی دفتر خانه شماره..... تهران.» البته نگارش آن بشرح زیر نیز خالی از اشکال است: «فروشنده: حسن به وکالت از علی بموجب وکالت نامه رسمی شماره ... تنظیمی دفتر خانه شماره..... تهران.»
13- اگر طرفین معامله متعدد هستند و امکان درج نام تمامی آنها به نحو روشن و خوانا وجود ندارد ضمن ذکر مشخصات یک نفر از ایشان در محل مربوطه اعلام شود مثلاً «اسامی بقیه فروشندگان بشرح ستون توضیحات».
14- اگر میزان مالکیت فروشندگان متفاوت است میزان مالکیت هریک قید شود.
15- درصورتیکه مورد معامله جزء ماترک می‌باشد می‌بایست اصل و کپی گواهی انحصار وراثت مطالبه شود چه آنکه با ملاحظه گواهی انحصار وراثت معلوم می‌گردد چه کسانی وارث هستند و میتوانند معامله نمایند و افزون بر آن میزان مالکیت هر یک از ایشان در گواهی مزبور معلوم گردیده است. و قابل ذکر آنکه در زمان تنظیم سند رسمی علاوه بر مدارک لازم دیگر گواهینامه واریز مالیات بر ارث نیز ضروری است فلذا در صورتیکه قبلاً گواهی واریز مالیات برارث اخذ نشده باشد، دقت شود زمان تنظیم سند رسمی به کیفیتی تعیین گردد که وراث بتوانند گواهی نامه مربوطه را اخذ نمایند.
16- اگر خریداران متعدد هستند میزان مشارکت ایشان قید شود که مثلاً بالمناصفه یا
علیالسویه و...
17- اگر معامله به نمایندگی است قید شود مثلاً فروشنده آقای...... با وکالت آقای.......... بموجب وکالت نامه.............. تنظیمی دفتر........ تهران. یا فروشنده آقای........... با قیمومت خانم............ بموجب قیم نامه شماره............ صادره از شعبه.......... دادگاه عمومی.........
18- اگر معامله با وکالت تفویضی است قید شود مثلاً: فروشنده آقای............ با وکالت
معالواسطه آقای..... بموجب وکالت نامه تفویضی شماره ...... تنظیمی دفتر خانه شماره........تهران. که در این مرحله به آخرین وکالت نامه اشاره نموده و بهتر آن است گه در ظهر قرارداد به سلسله وکالتنامه‌ها و محل تنظیم آنها تا وکالتنامه اول اشاره گردد.
19- در نوشتن میزان مورد معامله دقت شود مثلاً ششدانگ یا سه دانگ و با قید حروف باشد که مشکلی حاصل نشود.
20- مورد معامله را به درستی تعریف کنید مثلاً برای زمین و باغ و باغچه از واحد شمارش (قطعه) برای آپارتمان از واحد شمارش (دستگاه) و برای مغازه، خانه از واحد شمارش (باب) استفاده نمائید.
21- اگر مورد معامله دارای کاربری اداری یا تجاری می‌باشد قطعاً مساحت فضای اداری و تجاری قید شود.
22- اگر مورد معامله دارای خصیصه ممتاز دیگری همانند کنتور برق سه فاز می‌باشد مراتب در قرارداد تصریح گردد.
23- حتماً شماره پلاک فرعی و اصلی و در صورتیکه سابقه تفکیک دارد شماره قطعه و بخش و شهر و منطقه ثبتی قید شود.
24- نشانی مورد معامله بطور کامل باقید خیابان، کوچه، پلاک، طبقه و شماره واحد و اینکه غربی است یا شرقی، جنوبی است یا شمالی و یا هر موقعیت دیگری که دارد قید گردد بطوریکه هیچ اختلافی در تعیین مورد معامله نباشد.
25 - مساحت بر طبق سند مالکیت قید شود و اگر مورد معامله اصلاحی دارد مراتب قید گردد.
26- اگر مورد معامله انباری و پارکینگ دارد شماره قطعات تفکیکی قید شود، مساحت انباری فراموش نشود.
27- توابع و لواحق مورد معامله حتیالمقدور قید و تصریح شود.
28- ثمن معامله مقطوعاً به عدد و حروف و به ریال و تومان معلوم گردد.
29- سعی شود تمامی پرداخت‌ها بصورت چک تضمینی باشد و بهتر است این چک در وجه فروشنده و حسب تقاضای خریدار صادر شده باشد و اگر قرار است که ثمن معامله با چک شخصی پرداخت شود در متن چک به شماره قرارداد و پلاک ثبتی اشاره گردیده و در وجه فروشنده صادر و روی قسمت آورنده آن قلم خط بخورد. توصیه می‌شود درصورت امکان از چک‌های تسلیمی کپی تهیه و نگهداری شود. تمامی چک‌ها می‌بایست در حضور صادر و امضاء گردند.
30- توجه دارند چک‌هایی که وعدهدار صادر می‌شوند فاقد وصف کیفری بوده و اگر چک مزبور با برگشت مواجه شود، دارنده چک فقط حق وصول وجه آن را دارد و علیالاصول برگشت شدن چک خدشه‌ای به معامله وارد نمی‌سازد فلذا ضروری است برای تمامی پرداخت‌ها ضمانت اجرا تعیین نمود، مثلاً برای چک بیعانه شرط شود در صورت برگشت شدن آن، معامله منفسخ است و در خصوص سایر پرداخت‌ها به فروشنده حق داده شود مثلاً ظرف 15 روز از تاریخ برگشت شدن چک معامله را فسخ نماید و در این حالت ضروری است طریقه اعلام فسخ به نحو کاملاً شفاف که محل تردید و تامل نباشد تعیین گردد. بطور مثال قید شود فروشنده با ارسال « اظهارنامه» معامله را فسخ نموده و در این خصوص نیازی به اخذ مجوز یا تائیدیه از هیچ مرجعی نمی‌باشد.
31- اگر ثمن معامله توسط چک شخصی غیر از خریدار پرداخت می‌گردد، در ظهر چک‌ها امضاء خریدار نیز اخذ گردد زیرا با تسلیم چک توسط شخص ثالث و قبول آن از ناحیه خریدار، تبدیل تعهد به اعتبار تبدیل مدیون واقع گردیده و ذمه خریدار در قبال فروشنده بری می‌گردد و در صورت برگشت شدن چک، فروشنده تنها حق مراجعه به صادر کننده چک را داشته، فلذا ضروری است در جهت حفظ حقوق فروشنده و امکان مراجعه ایشان به خریدار، مقرر نمایند که خریدار ظهر تمامی چک‌ها راامضاء نماید.
32- چک‌ها فاقد قلم خوردگی باشد و از حیث امضاء و مهر دارای شرایط قانونی پرداخت باشند.
33- اگر طرفین بخواهند مورد معامله را با وام منتقل نمایند می‌بایست نهایت دقت اعمال شود و حتماً میزان اصل بدهی و میزان اقساط معوقه و تعداد و مبلغ اقساط باقی مانده و سود متعلقه و... کاملاً معلوم بوده و خواسته شود که طرفین معامله با مراجعه حضوری به بانک واخذ پرینت بانکی تمامی مراتب فوق را تعیین و بر آن مبنا قرارداد تنظیم گردد.
34- در صورتیکه فروشندگان متعدد هستند همانند ورثه، درصورت تمایل متعاملین و بخصوص در صورت موافقت فروشندگان می‌توان یک نفر از ایشان را نماینده وصول ثمن نمود و در اینصورت ضروری است قید گردد که «فروشندگان تماماً موافقت نمودند که تمامی ثمن معامله به آقای/خانم........ پرداخت گردد و بدیهی است اگر خریدار ثمن رابه نامبرده پرداخت نماید فروشندگان حق طرح هیچگونه ادعایی را در این خصوص علیه خریدار نخواهند داشت.»
35- تاریخ دقیق تحویل مورد معامله تعیین و برای تخلف فروشنده وجه التزام بصورت روزانه یا مقطوعاً تعیین شود.
36- تاریخ دقیق تنظیم سند رسمی با قید شماره دفترخانه و آدرس آن جهت تعیین دقیق موعد ایفای تعهدات و عنداللزوم مطالبه خسارات ضروری بوده، دقت شود روز تعیین شده مصادف با تعطیلی نباشد، از تعیین زمان بین دو تعطیلی و ایامی که احتمال تعطیلی آنها بیشتر است خودداری شود.
37- ضمانت اجرای عدم حضور متعاملین به تفکیک تعیین شود، بطور مثال «اگر فروشنده در موعد مقرر حاضر نشود و یا مقدمات قانونی تنظیم سند را حاضر ننماید روزانه..... ریال (یا مقطوعاً....... ریال) بعنوان خسارت تاخیر در تنظیم سند رسمی پرداخت و این خسارت بدل از اصل تعهد نبوده و فروشنده بهر کیفیت موظف به تنظیم سند رسمی می‌باشد» و در خصوص خریدار شرط شود «در صورتیکه خریدار در دفتر خانه حاضر نشود و یا تتمه ثمن معامله را به همراه نداشته باشد بجز در موارد فورس ماژور (سیل، زلزله، جنگ، فوت....) فروشنده حق فسخ معامله را داشته و در این صورت می‌بایست حداکثر ظرف 15 روز از تاریخ عدم حضور خریدار معامله را فسخ و مراتب را بموجب یک فقره اظهارنامه اعلام» و در این حالت کیفیت استرداد ثمن نیز تعیین گردد.
38- گواهی دفتر خانه ملاک عدم حضور تعیین گردد. توجه دارند صدور گواهی عدم حضور صرفاً درخصوص انتقال قطعی و رسمی املاک بوده و دفاتر اسناد رسمی در زمان تعهد طرفین به انتقال وکالتی مورد معامله تعهدی به صدور گواهی عدم حضور ندارند مع الوصف بنظر می‌رسد در این حالت نیز طرفین میتوانند بشرح لایحه‌ای مراتب حضور خودرا جهت تنظیم سند وکالت اعلام نموده و درخواست نمایند که مراتب در دفتر اندیکاتور دفتر خانه ثبت گردد.
39- توصیه می‌شود آثار و تبعات گواهی عدم حضور و چگونگی اخذ آن برای متعاملین تشریح گردد.
40- اگر فروشندگان یا خریداران متعدد هستند شرط تضامن در جبران خسارات و پرداخت وجه التزام توصیه می‌شود. چه آنکه می‌دانیم مسولیت تضامنی خلاف قاعده بوده و در صورت وجود متن قانونی یا شرط قراردادی امکان برخورداری از مزایای آن وجود دارد.
41- در جهت حفظ حقوق فروشنده توصیه می‌شود در قرارداد قید گردد که: «خریدار قبل از پرداخت تمام ثمن معامله حق انتقال و واگذاری مورد معامله را به دیگری ندارد مگر با رضایت مکتوب فروشنده در غیر این صورت خریدار و منتقلالیهم بعدی جهت پرداخت ثمن و خسارات قراردادی در قبال فروشنده متضامناً مسئول می‌باشند.»
42- درصورتیکه ملک دارای پایان کار قدیمی است معلوم نمایند که آیا خریدار با همان پایان کارقبلی حاضر به انجام معامله است یااینکه بر فروشنده شرط می‌نماید که حتماً پایانکار جدید اخذ وتنظیم سند منوط به ارائه پایان کارجدید می‌باشد؟
43- در صورتیکه بنا به هر علتی توافق گردد که فروشنده بجای تنظیم سند رسمی، وکالت در تنظیم سند به خریدار تفویض نماید توصیه می‌شود تمامی اختیارات قانونی از فروشنده اخذ و در این خصوص ضمن مشاوره با سردفتران محترم توصیه می‌شود حداقل اختیارات «انجام تمامی معاملات و بخصوص در فروش و اجاره و رهن و... به هرشخص اعم از حقوقی و حقیقی ولو به خود.... به هرمبلغ و با هر شرط و... با حق فسخ و اقاله و.... و حق اخذ وجه و اجارهبها و ثمن معاملات و.... با حق مراجعه به کلیه ادارات و سازمانها و موسسات و شهرداری و ثبت و.... با حق شرکت در کلیه کمیسیون‌ها و.... مراجعه به بانک‌ها و پرداخت بدهی و فک رهن و...... و با حق اقامه همه نوع دعوی با جامع اختیارات قانونی............ (که هریک می‌بایست تحریر گردد) با حق صدور اجرائیه و تعقیب عملیات اجرایی و اخذ وجه و سپرده و محکومبه و..... با حق انتخاب وکلای دادگستری و عزل آنها ولو کراراً و......... و با حق توکیل به غیر ولو کراراً و.... و ضمن عقد خارج لازم حق عزل وکیل از موکل سلب گردد و همچنین موکل حق ضم وکیل دیگر و انجام مورد وکالت از سوی خود و انجام عمل معارض با مفاد وکالت نامه را ازخود سلب و ساقط نماید و......» اخذ گردد.
44- درصورتیکه مورد اجاره در تصرف مستاجر باشد، نحوه تخلیه و تحویل مورد معامله معلوم و معین گردد و لازم به ذکر است که با تنظیم سند رابطه فروشنده با ملک و مستاجر قطع و تعهد فروشنده به تخلیه عین مستاجره آن هم پس از تنظیم سند اساساً فا&
